Onboarding is het proces waarbij nieuwe klanten of werknemers door een reeks stappen worden geleid om hun gegevens te verifiëren. Dit proces is cruciaal omdat het ervoor zorgt dat alle noodzakelijke informatie correct is verzameld en gecontroleerd.
Waarom onboarding voor nieuwe klanten belangrijk is
Een goed ingericht onboarding-proces is van vitaal belang, omdat het de eerste indruk bepaalt die een klant van je organisatie krijgt.
Het zorgt ervoor dat alle gegevens correct worden verzameld en beoordeeld, zodat de klant snel en zonder obstakels gebruik kan maken van de diensten.
Daarnaast voorkomt een goed KYC-proces dat er later problemen ontstaan, zoals foutieve incasso’s of betalingen, of juridische complicaties door ontbrekende documenten.
Een gebrekkig onboarding-proces kan leiden tot vertragingen, klantontevredenheid en mogelijk verlies van nieuwe klanten. Bovendien kan het fouten in klantgegevens veroorzaken, wat de operationele efficiëntie belemmert en de klantervaring negatief beïnvloedt. Andere problemen die hiermee worden voorkomen, zijn:
- Compliance-overtredingen: Een niet-correct uitgevoerd KYC-proces kan leiden tot overtredingen van wet- en regelgeving, met als gevolg boetes of sancties.
- Verhoogd frauderisico: Als de identiteit van klanten niet zorgvuldig wordt gecontroleerd, kunnen frauduleuze partijen toegang krijgen tot diensten en schade toebrengen aan de organisatie.
- Vertraging in diensten: Onvolledige of foutieve documentatie kan leiden tot vertragingen in het goedkeuren van klantaanvragen of het starten van belangrijke diensten.
- Klantenvertrouwen en reputatieschade: Slechte onboarding-ervaringen verminderen het vertrouwen van klanten in de organisatie en kunnen op de lange termijn de reputatie schaden.
Belangrijke stappen bij het onboarden van nieuwe klanten
De IBAN Check is een essentiële stap waarbij de ingevoerde naam van de klant wordt vergeleken met de naam die bij de bank bekend is voor het opgegeven IBAN-nummer. Dit voorkomt dat betalingen naar de verkeerde rekening worden overgemaakt en helpt fraude en fouten in betalingen te voorkomen.
Tijdens deze screening wordt gecontroleerd of de klant voorkomt op lijsten van Politically Exposed Persons (PEP’s) of internationale sanctielijsten. Dit helpt bij het identificeren van klanten die mogelijk een hoger risico vormen voor corruptie of witwaspraktijken, of die door sancties getroffen zijn, zodat de organisatie de nodige maatregelen kan nemen.
Dit proces zorgt ervoor dat de identiteit van de klant op een veilige en betrouwbare manier wordt gecontroleerd. Vaak door middel van een combinatie van documentatie, biometrische gegevens en andere verificatiemethoden. Dit helpt om fraude te voorkomen en ervoor te zorgen dat de diensten alleen beschikbaar zijn voor legitieme klanten.
Een check in het CCBR-register om te controleren of een klant onder curatele staat of onder bewind is gesteld. Dit voorkomt dat overeenkomsten worden gesloten met personen die niet bevoegd zijn om financiële of juridische verplichtingen aan te gaan.
Hierbij kunnen klanten overeenkomsten, contracten en andere documenten op een veilige en juridisch bindende manier digitaal ondertekenen. Dit versnelt het onboarding-proces, vermindert administratieve lasten en zorgt voor een naadloze klantervaring.
Deze stap stelt de klant in staat om een incassomachtiging digitaal af te geven, waardoor toekomstige betalingen automatisch van de opgegeven bankrekening kunnen worden geïncasseerd. Dit maakt het betalingsproces eenvoudiger en vermindert de kans op fouten of gemiste betalingen.
Conclusie
In het onboarding-proces van nieuwe klanten spelen verschillende cruciale stappen een rol om zowel klanttevredenheid als compliance te waarborgen. Door middel van IBAN-Naam checks, PEP- en sanctielijst screening, identiteitsverificatie, CCBR-controles, en de mogelijkheid tot digitaal ondertekenen en incassomachtigen, zorgt een organisatie voor een veilige en efficiënte klantacceptatie. Dit voorkomt niet alleen juridische en financiële risico’s, maar creëert ook een gestroomlijnde, klantvriendelijke ervaring.
Een succesvolle onboarding via Bluem
Een succesvolle onboarding via Bluem biedt organisaties een complete, digitale oplossing om nieuwe klanten snel, veilig en efficiënt te onboarden. Bluem combineert belangrijke tools zoals de IBAN-Naam check, PEP- en sanctielijst screening, en identiteitsverificatie in één gestroomlijnd proces. Daarnaast faciliteert Bluem het digitaal ondertekenen van documenten en het digitaal afgeven van incassomachtigingen. Door deze geavanceerde technologie worden administratieve lasten verminderd, fouten voorkomen en voldoet de organisatie aan alle wettelijke verplichtingen. Bluem faciliteert deze diensten in 1 standaard proces of per dienst die bij jouw bedrijf aansluit.