Klanten sneller door het aanleverproces loodsen, minder heen en weer mailen over documenten én alles in één keer correct aangeleverd krijgen. Hoe fijn zou dat zijn? Voor het wettelijk verplichte KYC-proces (Know Your Customer) zijn juiste klantgegevens nodig, zowel van nieuwe als van bestaande klanten.
Hoe verzamel je al deze gegevens efficiënt? Het kan namelijk sneller, slimmer, eenvoudiger én overzichtelijker. In dit artikel geven we je een stap-voor-stap gids door het KYC-proces en beantwoorden we veelgestelde vragen.
Klantgegevens binnen het KYC-proces
Het KYC-proces (Know Your Customer) is verplicht voor verschillende sectoren, zoals de financiële dienstverlening, vastgoed, en de trustsector. Binnen dit proces moeten organisaties op verschillende momenten specifieke klantgegevens verzamelen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn voor de identificatie van klanten, het updaten van bestaande gegevens, of om aanvullende informatie te verkrijgen wanneer dit vereist is voor naleving van de relevante wet- en regelgeving.
Op welke momenten heb je klantgegevens nodig?
Voor het KYC-proces zijn er drie belangrijke momenten waarop je klantgegevens moet verzamelen:
- Onboarding. In deze fase wordt iemand voor het eerst klant. Je verzamelt de klantgegevens die nodig zijn om een product of dienst aan te vragen. Dit omvat identificatiegegevens zoals naam, geboortedatum en adres, maar kan ook aanvullende gegevens vereisen zoals financiële informatie om te beoordelen of de klant geschikt is voor het aangeboden product.
- Ongoing Due Diligence. Klantgegevens moeten vanuit ODD geüpdatet worden, hieronder vallen bijvoorbeeld het wijzigen van adresgegevens. Daarnaast kan het zijn dat het identiteitsbewijs van de klant in de tussentijd verloopt. In dat geval moet je de klant opnieuw identificeren.
- Remediation. Bij wetswijzigingen of beleidsaanpassingen kan het nodig zijn om aanvullende gegevens op te vragen bij een groep klanten. Dit zorgt ervoor dat de klantdossiers in lijn blijven met de geldende wet- en regelgeving. Ook waarschuwingen of boetes van toezichthouders kunnen aanleiding zijn om klantgegevens te herzien.
Waarom is KYC belangrijk?
KYC is van cruciaal belang om verschillende redenen:
- Voorkomen van financiële criminaliteit: Een van de belangrijkste doelen van KYC is het bestrijden van financiële criminaliteit. Door de identiteit van klanten te kennen, kunnen bedrijven verdachte activiteiten opsporen en voorkomen dat hun diensten worden misbruikt voor illegale praktijken zoals witwassen, fraude en terrorismefinanciering.
- Voldoen aan wet- en regelgeving: Overheden over de hele wereld eisen dat financiële instellingen strikte KYC-processen volgen om naleving van anti-witwaswetten (AML) en andere regelgeving te waarborgen. Niet-naleving kan leiden tot zware boetes en reputatieschade.
- Bescherming van het bedrijf: KYC helpt bedrijven om hun risico’s te beheren door hen in staat te stellen alleen zaken te doen met betrouwbare en bonafide klanten. Dit vermindert de kans op verliezen als gevolg van fraude en andere criminele activiteiten.
- Klantenbescherming: KYC beschermt ook klanten door te zorgen dat hun financiële diensten worden gebruikt zoals bedoeld en niet worden misbruikt. Dit helpt bij het creëren van een veiliger en betrouwbaarder financieel ecosysteem.
De Oplossingen van Bluem
Bluem begrijpt de uitdagingen van KYC en biedt diverse oplossingen om het proces efficiënter, veiliger en klantvriendelijker te maken.
Het verifiëren van de juistheid van een IBAN-nummer is essentieel om betalingsproblemen te voorkomen. Met Bluem’s IBAN-Naam Check kunt u snel en eenvoudig controleren of de naam van de rekeninghouder overeenkomt met het opgegeven IBAN-nummer. Dit vermindert het risico op frauduleuze transacties en vergissingen.
Bluem biedt robuuste digitale verificatiemogelijkheden waarmee u de identiteit van nieuwe klanten snel en betrouwbaar kunt bevestigen. Dit helpt bij het voldoen aan wettelijke vereisten en vermindert het risico op identiteitsfraude.
Bescherm kwetsbare personen tegen ongewenste situaties en contracten. Betrokkene mag niet zelfstandig overeenkomsten sluiten of beslissen over geldzaken. Het gaat in de praktijk om personen die aan een geestelijke stoornis lijden, te veel geld uitgeven of verslaafd zijn. Met Bluem’s CCBR check voorkomt een bedrijf gedoe achteraf inclusief de financiële schade die samenhangt met het terugdraaien van alle (nietige) handelingen.
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van anti-witwaspraktijken, is het cruciaal om een grondige klantcontrole uit te voeren. Bluem’s AML-oplossing automatiseert dit proces door klanten te screenen tegen sanctielijsten, PEP-lijsten (Politically Exposed Persons) en andere relevante databronnen. Dit helpt bedrijven om te voldoen aan de regelgeving en om integriteitsrisico’s te minimaliseren.
Conclusie
Het KYC-proces hoeft niet complex of tijdrovend te zijn. Door slim gebruik te maken van een KYC-datatoolkit en brondata, kun je klantgegevens sneller, veiliger en efficiënter verzamelen, terwijl je voldoet aan alle wettelijke eisen. Dit leidt niet alleen tot een betere klantbeleving, maar helpt ook om je processen te optimaliseren en risico’s te minimaliseren.