De Connectie bespaart veel tijd dankzij IBAN-Naam Check
De Connectie is een organisatie die zich richt op de bedrijfsvoering van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden. De IBAN-Naam Check wordt gebruikt voor het controleren van de gegevens van leveranciers. Hiermee zijn de klantgegevens altijd up-to-date en weten ze zeker dat hun betalingen goed terechtkomen. De Connectie gebruikt de IBAN-Naam Check van SurePay via ons Dashboard voor zowel hun crediteuren- als debiteuren administratie.
Jane Hofman, teamleider financiële administratie: “Voorheen werden leveranciers benaderd of zij een kopie van hun bankgegevens konden sturen. Het checken van gegevens was daardoor een langdurig, handmatig proces. Met de IBAN-Naam Check wordt veel tijd bespaard; het checken van gegevens gebeurt nu binnen enkele seconden, in plaats van 1-2 weken. Daarnaast is deze oplossing klantvriendelijker en voorkomt het fouten omdat leveranciers niet meer gemaild worden over het handmatig bevestigen van hun (betaal)gegevens.”
Voorkomen fraude en fouten
Met in het achterhoofd dat spookfacturen, phishing, etc vaak voorkomen en er onvoldoende gecontroleerd werd op gegevens van leveranciers, werd een verscherpte controle ingevoerd. Dit hield in dat elke leverancier gemaild werd met de vraag of ze een kopie konden sturen van hun bankgegevens. Leveranciers vonden dit raar en dit veroorzaakte een enorme achterstand. Een medewerker zei toen: “Volgens mij kan dit anders”. Zodoende kwam De Connectie bij Bluem terecht. Als er nu een nieuwe leverancier wordt aangemaakt, wordt eerst een printscreen gemaakt van de bevestiging dat de IBAN-Naam Check is uitgevoerd. Vervolgens gaat dit naar een tweede controle, die deze check ook uitvoert. Zo worden fraude en fouten voorkomen.
Check binnen enkele seconden uitgevoerd
De implementatie verliep soepel en vrijwel direct kon het dashboard gebruikt worden. Tien medewerkers bij relatie- en debiteurenbeheer werken hiermee en zijn erg tevreden; Jane benoemt dat het werkplezier verhoogd is. Voorheen vroegen ze leveranciers een kopie van hun bankgegevens te sturen, dit had vaak een doorlooptijd van 1-2 weken. Met de IBAN-Naam Check zijn de betaalgegevens binnen enkele seconden gecheckt. Daarnaast is de oplossing klantvriendelijk en geeft het De Connectie een beter imago; leveranciers vragen zich niet meer af of De Connectie hen wel gelooft.
Efficiënte bedrijfsprocessen
De Connectie checkt op bedrijfsnaam en IBAN. Op het moment dat er een factuur binnenkomt, gaat het systeem op basis van deze trigger zoeken op bankrekening. De leverancier merkt hier niets van, behalve bij de melding ‘no match’. Relatiebeheer voert dan de ouderwetse, handmatige actie uit: ze vragen de leveranciers een kopie van hun bankgegevens toe te sturen.
Met de IBAN-Naam Check heeft De Connectie altijd de juiste gegevens van haar leveranciers. Daarnaast kunnen wijzigingen in rekeningnummers direct aangepast worden in de administratie. Kortom: altijd de juiste klantgegevens en efficiëntere, veiligere bedrijfsprocessen.
Internationale checks
In de toekomst wil De Connectie graag buitenlandse leveranciers kunnen checken. Crossborder checks zouden daarom interessant zijn. Daarnaast is de Bedrijven Check mogelijk interessant; Hiermee wordt het KVK-nummer bevestigd terwijl een IBAN-Naam Check wordt uitgevoerd. Dit helpt organisaties met hun AML en KYC/KYS vereisten, en scheelt veel handmatig werk.
“We hebben een slag gemaakt in onze bedrijfsprocessen en volgen nauwlettend de ontwikkelingen van de IBAN-Naam Check, zodat De Connectie klantvriendelijker en efficiënter werken kan blijven verbeteren.” – Jane Hofman
Meer informatie? Neem contact op