In veel organisaties zijn handtekeningen nog steeds gekoppeld aan papier, printers en post. Toch is er al jaren een duidelijk alternatief: digitaal ondertekenen, ook wel e-signing genoemd. Deze manier van ondertekenen is niet alleen sneller, maar ook veiliger, juridisch geldig en beter schaalbaar.
In dit artikel leggen we uit wat e-signing precies is, hoe het werkt, en waarom het aantal organisaties dat hiermee werkt snel toeneemt.
Wat is e-signing?
E-signing is het elektronisch ondertekenen van een document. In plaats van fysiek tekenen op papier, onderteken je met een digitale handtekening. Dat kan via een muisklik, een touchpad, of – in het geval van geavanceerde ondertekeningen – met extra identificatie zoals iDIN of een sms-code.
Er zijn verschillende soorten elektronische handtekeningen. De wet maakt onderscheid tussen een eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde handtekening. Voor veel toepassingen is een geavanceerde handtekening – met een verificatie van identiteit – ruim voldoende én rechtsgeldig.
Waarom steeds meer organisaties kiezen voor e-signing
1. Het versnelt processen
Het ondertekenproces kan volledig digitaal en vaak binnen enkele minuten worden afgerond. Geen wachttijden meer voor gescande documenten of fysieke post.
2. Identiteit is beter te controleren
Met bijvoorbeeld iDIN (identificatie via de bank) of sms-verificatie weet je zeker wie tekent. Dit is niet alleen veiliger, maar helpt ook bij het aantonen van naleving.
3. Het is juridisch ondersteund
Binnen Europa is e-signing juridisch erkend via de eIDAS-verordening. In Nederland sluit artikel 3:15a van het Burgerlijk Wetboek hierbij aan. Veel organisaties kunnen dus volledig overstappen op digitale handtekeningen, ook bij belangrijke overeenkomsten.
4. Er is altijd een digitaal bewijs
Een elektronische handtekening wordt automatisch voorzien van een audit trail: informatie over wie tekende, wanneer, en via welk kanaal. Dit maakt het proces transparanter én beter te controleren.
Tot slot
E-signing is niet alleen een technologische oplossing, maar een logische stap in de digitalisering van administratieve processen. Zeker in een tijd waarin flexibiliteit, veiligheid en snelheid steeds belangrijker worden.
Wil je meer weten over hoe Bluem e-signing toepast binnen een veilige en schaalbare oplossing? Kijk op bluem.nl/ondertekenen