Na frauduleuze pogingen bij een internationale collega brouwerij, is Grolsch gebruik gaan maken van de IBAN-Naam Check voor bedrijven. Deze service neemt zij af via Bluem. Ook neemt Grolsch ook de iDIN (leeftijdscontrole check) en de iDEAL betaling service af. De IBAN-Naam Check van SurePay wordt gebruikt voor het checken van (nieuwe) Nederlandse leveranciers.
Rosanne Wieten, Master Data Specialist bij Grolsch is betrokken geweest bij de implementatie.
Verbeterd proces
Grolsch valt onder Asahi, waar in het verleden frauduleuze pogingen zijn geweest. Naar aanleiding hiervan is Grolsch op zoek gegaan naar een IBAN calculator. Deze calculator checkt echter alleen op geldig format en niet op naam. Wanneer er fraude wordt gepleegd, klopt het format van de IBAN vaak wel. Deze calculator hielp daarom niet voldoende voor Grolsch bij het preventief voorkomen van fraude. Ze kwamen terecht bij de IBAN-Naam Check van SurePay die Grolsch afneemt via partner Bluem. Zij hebben Grolsch geholpen met het implementeren van de IBAN-Naam Check, naast de andere afgenomen services.
Wanneer er een nieuwe leverancier aangedragen wordt door de afdeling inkoop, wordt er een workflow aangemaakt. Deze workflow komt uiteindelijk terecht bij de data-afdeling die eindverantwoordelijk is voor dit proces. Voordat daar de leverancier in het systeem wordt gezet, wordt de IBAN-Naam Check uitgevoerd. Hierdoor weet Grolsch zeker dat de betaalgegevens van de leverancier kloppen en ze aan de juiste persoon/organisatie betalen.
Data opschonen
De IBAN-Naam Check speelt ook een rol bij het opschonen van de data van Grolsch. Op dit moment zijn ze intern bezig met het opschonen van de inactieve leveranciers. Voor de actieve leveranciers kan worden teruggegeven of een IBAN van de leverancier:
- Onder een andere naam staat geregistreerd bij de bank
- Actief of vervallen is
- Het een zakelijke of particuliere rekening is
- Er één of meerdere rekeninghouders zijn
Wanneer er een melding wordt gegeven van een ‘no match’, wordt vanuit de data-afdeling een mail gestuurd naar inkoop met de vraag of er nog een extra check kan worden uitgevoerd. Vervolgens wordt de desbetreffende leverancier gecontacteerd en om uitleg gevraagd. Normaliter merkt de leverancier niet dat dat hij gecheckt wordt, behalve wanneer er sprake is van een ‘no match’.
Makkelijk in gebruik
Grolsch is erg tevreden over de implementatie van Bluem. Deze verliep goed en de data-afdeling kon gelijk aan de slag in het dashboard. Twee grote voordelen van het dashboard zijn het uploaden van een (groot) CSV-bestand, zodat ook het gehele leveranciersbestand in één keer gecheckt kan worden, alsmede het uitdraaien van een rapport met daarin de uitgevoerde checks. Opschonen is de eerste prioriteit van Grolsch, daarna is een IBAN check op het hele bestand een optie.
De workflow van het aanmaken van een leverancier loopt via diverse afdelingen, en dit rapport kan aan de desbetreffende workflow gehangen worden zodat intern iedereen kan zien dat de checks zijn uitgevoerd.
Door de IBAN-Naam Check weet Grolsch dat de betaalgegevens van hun leverancier juist zijn waardoor ze fraude preventief voorkomen. Samen met de verbeterde bedrijfsprocessen, zorgt dit zowel intern als extern voor meer transparantie.
Quote: ”Dankzij de snelle en goede implementatie van Bluem, konden we met de IBAN-Naam Check direct onze (nieuwe) leveranciers checken. Hiermee voorkomen we niet alleen preventief fraude maarhebben we ook de mogelijkheid om ons gehele databestand op te schonen. .”
Rosanne Wieten, Master Data Specialist Grolsch