Woningcorporatie Mitros maakt gebruik van de IBAN-Naam Check voor Bedrijven om nieuwe en bestaande klanten te checken zodat ze altijd de meest recente (klant)gegevens hebben.
Herman, senior financiële administratie bij Mitros is erg tevreden over de IBAN-Naam Check: ‘’Dankzij deze oplossing weten wij zeker dat we aan de juiste persoon of organisatie betalen. Daarnaast worden typefouten in tenaamstelling voorkomen en ons databestand opgeschoond. Dit zorgt voor zekerheid binnen de organisatie en zo weten we zeker dat we aan de juiste persoon/organisatie betalen.’’
Geen typefouten
Een interimmer bij Mitros kreeg de opdracht om een aantal verbetertrajecten te doen, waaronder: hoe weten we dat het rekeningnummer van de begunstigde juist is? Om dit te kunnen controleren en fraude en fouten te voorkomen, kwam Mitros terecht bij de IBAN-Naam Check van SurePay. Bluem heeft de implementatie gedaan. Het is nu verplicht om een naam- en nummercontrole uit te voeren bij huidige én nieuwe leveranciers.
Naast dat naam en rekeningnummer worden gecontroleerd, worden ook typefouten in tenaamstellingen voorkomen. Hierdoor heeft Mitros altijd de juiste gegevens van haar leveranciers. Voorheen konden de leveranciersgegevens niet gecheckt worden en was Mitros niet zeker dat hun geld terechtkwam op de juiste rekening.
Databestand opgeschoond
Toen Mitros gebruik ging maken van de IBAN-Naam Check, hebben ze het direct het hele crediteurenbestand gecheckt. Het kwam voor dat sommige leveranciers meerdere rekeningnummers achter hun naam hadden. Mitros checkte dan het rekeningnummer van de laatste factuur en deze gaf een match.
Als er sprake is van een ‘no match’, wordt het rekeningnummer niet opgenomen in de crediteurenadministratie. Degene die verantwoordelijk is voor de desbetreffende leverancier neemt contact op en zoekt uit wat het juiste rekeningnummer is. Dit zorgt voor een opgeschoond databestand.
Stukje zekerheid voor de toekomst
De IBAN-Naam Check draagt ook bij aan het intern controleplan en de accounts payable controle van Mitros. Oude rekeningnummers worden geblokkeerd en het is mogelijk om een uitdraai te maken van alle gegevens via het Dashboard. Dit is voor Mitros intern de bewijslast dat hun data up-to-date is en geeft zekerheid dat in de toekomst fraude en fouten voorkomen worden.
“Met de IBAN-Naam Check zijn we meer ‘in control’, besparen we vele uren handmatige systeemaanpassingen en zit er geen vertraging in het versturen van de betaling.”
Herman Verra senior financiële administratie