IBAN-Naam Check bespaart Albeda College kosten!
Albeda College is een regionaal opleidingsinstituut voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) en volwasseneducatie. Met 120 opleidingen, waarvan een aantal met meerdere uitstroomrichtingen, en een ruim aanbod van kortlopende cursussen en contractactiviteiten, is het een van de belangrijkste opleidingsinstituten in de regio Rotterdam. Ons onderwijs wordt ontwikkeld in samenwerking met bedrijven, gemeenten, deelgemeenten en overheidsinstellingen.
Financiële administratie
In de financiële administratie worden jaarlijks heel veel facturen verwerkt in het Accounts Payable proces. En worden er veel nieuwe leveranciers opgevoerd met hun bankgegevens in de administratie. Sinds 2019 wordt de IBAN-Naam Check Dashboard van Bluem gebruikt voor het controleren van de gegevens van leveranciers.
Hiermee zijn de bankgegevens altijd up-to-date en weten ze zeker dat de betalingen goed terechtkomen.
IBAN-Naam Check bespaart Albeda College kosten!
Teus Kraaijeveld, hoofd financiële administratie: “Voorheen werden leveranciers benaderd of zij een kopie van hun bankgegevens konden sturen. Het checken van gegevens was daardoor een langdurig, handmatig proces. Met de IBAN-Naam Check, wordt veel tijd bespaard en betaalfouten voorkomen; het checken van de IBAN gebeurt nu met één klik, in plaats van weken. Daarnaast is de instant check optie via de Bluem Dashboard klantvriendelijker en voorkomt het fouten omdat leveranciers niet meer gemaild of nagebeld worden over het handmatig bevestigen van hun (betaal)gegevens.”
Voorkomen fraude en fouten
Daar spookfacturen en phishing vaak voorkomen en onvoldoende gecontroleerd werd op gegevens van leveranciers, is in 2018 de verscherpte controle ingevoerd. Dit hield in dat elke leverancier gemaild/gebeld werd met de vraag of ze een kopie konden sturen van hun bankgegevens. Leveranciers vonden dit gedoe en werkte soms onvoldoende mee. Dit veroorzaakte achterstand in werk. Vandaar dat Albeda College bij Bluem terecht kwam. Als er nu een nieuwe leverancier wordt ingevoerd, wordt eerst de IBAN-Naam Check uitgevoerd. Dit kan met de Dashboard in een handomdraai via een single of batch check. Zo worden fraude en betaalfouten voorkomen.
Instant check – zekerheid – voorkom gedoe met leveranciers
De Dashboard set-up was destijds in 1 dag gerealiseerd. De medewerkers bij de financiële administratie en inkoop werken hiermee en zijn erg tevreden; Teus benoemt dat het werkplezier verhoogd is. Voorheen vroegen ze leveranciers een kopie van hun bankgegevens te sturen, dit was vaak gedoe en duurde lang. Met de IBAN- Naam Check Dashboard kan het Albeda College zelf iedere IBAN-Naam combi realtime checken. Er is geen actie van de leverancier voor nodig.
Efficiënte bedrijfsprocessen
Albeda checkt op bedrijfsnaam/persoon en IBAN. Op het moment dat er een factuur binnenkomt, gaat het systeem op basis van deze trigger zoeken op bankrekening. De leverancier merkt hier niets van, behalve bij de melding ‘no match’. Relatiebeheer voert dan de ouderwetse, handmatige actie uit: ze vragen de leveranciers een kopie van hun bankgegevens toe te sturen.
Met de IBAN-Naam Check heeft het Albeda College altijd de juiste gegevens van haar leveranciers. Daarnaast kunnen wijzigingen in rekeningnummers direct aangepast worden in de administratie. Kortom: altijd de juiste bankgegevens en efficiëntere, veiligere bedrijfsprocessen.
IBAN checks bij registratie studenten en internationale checks voor buitenlandse leveranciers
In de toekomst wil het Albeda de IBAN-Naam Check ook benutten bij de online onboarding van nieuwe studenten. Ook de Crossborder checks zijn interessant, zodat ook buitenlandse leveranciers snel gecheckt kunnen worden.
Eind quote: “De Bluem IBAN-Naam Check dashboard is een handige tool voor iedere financiële administratie waar veel inkomende facturen verwerkt worden. Daarnaast is de IBAN check een handige realtime background controle in online registratieprocessen. Wij zijn er erg blij mee.”